Les vacances d’hiver sont une période très attendue par les familles et les groupes d’amis pour se détendre et explorer de nouvelles destinations. Avec l’approche des vacances d’hiver (du samedi 4 février 2023 au lundi 20 février 2023) il est important d’optimiser les trajets pour une expérience de voyage agréable et sans stress pour les clients. La planification, la préparation des véhicules et des chauffeurs, la règlementation et les obligations administratives sont souvent plus complexes et difficiles que sur les courts trajets et les frais sont plus nombreux. Tout ceci peut rendre difficile la gestion de la flotte et le maintient d’une bonne satisfaction client. Cependant, en mettant en place des stratégies efficaces pour optimiser les trajets, il est possible d’améliorer les opérations de transport et de garantir une expérience agréable pour les passagers.
Importance de la planification et de la préparation pour les vacances d’hiver
Il est possible d’utiliser Excel ou Google Sheet pour la gestion de votre flotte. L’avantage principal est que la plupart des utilisateurs ont au moins une connaissance de base et que ces outils sont largement disponibles. Cependant, ces outils ont plusieurs inconvénients : ils ne sont pas conçus pour être une base de données, ne sont pas connectés à des applications et services tels que les horaires de vol, l’interface est mal adaptée pour la gestion de la flotte, toutes les mises à jour doivent être faites manuellement, ce qui peut prendre beaucoup de temps, et la collaboration est limitée car tout est séparé en feuilles. Si vous voulez trouver les informations d’un passager en quelques clics, cela peut être difficile. Ces inconvénients peuvent rendre difficile la gestion efficace de la flotte.
La planification et la préparation sont des points essentiels pour optimiser les itinéraire et d’éviter les retards pendant les vacances d’hiver. Elle aide à élaborer des itinéraires les plus efficaces pour les conducteurs. Elle permet également d’anticiper les frais associés, tels que le repos et la restauration des conducteurs, ce qui aide à minimiser les coûts et les interruptions. La planification peut également garantir la sécurité et le confort des passagers en veillant à ce que les conducteurs suivent les itinéraires les plus appropriés pour les conditions climatiques et de circulation.
Les conseils pour la préparation comprennent :
- Rassemblez au même endroit (papier ou idéalement en ligne sur un logiciel de gestion de flotte) les éléments tels que les itinéraires, les horaires, fiche mission, les informations sur les passagers, les points d’arrêts prévus, etc…
- Préparez une liste de rappels et de choses à ne pas oublier sous forme de checklist pour vous assurer que vous êtes fins prêts le jour du départ
- Prévoir suffisamment de temps pour les pauses et les repas pour les conducteurs.
- S’assurer que les véhicules sont en bon état de fonctionnement et qu’ils sont équipés de tout le matériel nécessaire.
- Prévoir des plan B et des alternatives pour les situations imprévues.
Outils pour optimiser les trajets de longue distance
Les outils de planification de trajets peuvent améliorer l’efficacité des trajets de longue distance en permettant une planification plus précise, en fournissant un suivi en temps réel et en aidant à la gestion des dépenses du conducteur. Planifier les trajets est le moyen d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de mieux répondre aux attentes de la clientèle.
WAY-Plan est une solution pour la planification des trajets et la gestion de la flotte. WAY-Plan vise à améliorer l’efficacité de la planification et à respecter la réglementation en matière de repos des chauffeurs et d’heures travaillées.
Les fonctionnalités de WAY-Plan comprennent la gestion de la flotte qui permet une visibilité sur les autocars disponibles et permet d’anticiper les réparations nécessaires. Il y a aussi des alertes pour les contrôles techniques et le renouvellement des équipements spécifiques aux autocars (Chronotachygraphe, éthylotest, limiteur de vitesse, par exemple, qui sont spécifiques aux autocars) . La gestion des disponibilités des chauffeurs permet de planifier les jours de repos et les contrats de travail des chauffeurs saisonniers à l’avance. Enfin, Visualimo offre une consultation du planning global avec une visibilité sur les jours de repos des chauffeurs et les heures déjà travaillées par les chauffeurs à la date de la mission, pour respecter les réglementations en vigueur. De plus, WAY-Plan peut aider à gérer les dépenses du conducteur, tout en permettant de calculer les coûts et les émissions de CO2 pour une meilleure durabilité environnementale.
L’utilisation du logiciel WAY-Plan apporte de nombreux avantages pour l’optimisation des trajets de longue distance. Tout d’abord, la planification des trajets devient plus simple et personnalisée, ce qui permet de maximiser l’efficacité des déplacements. En outre, le suivi en temps réel des coûts et des temps de conduite permet une meilleure gestion des dépenses et de la flotte de transport. De plus, le logiciel garantit la conformité avec les obligations administratives et la réglementation, ce qui évite les éventuelles pénalités. Enfin, la mise en place de l’outil améliore la praticité et la fiabilité des opérations de transport, ce qui renforce la qualité de service proposé.
Conclusion
En adoptant les outils et les bonnes pratiques de planification des trajets tels que WAY-Plan, il est possible de maximiser les bénéfices en minimisant les coûts. Avec une planification simplifiée, les transporteurs peuvent améliorer la praticité et la fiabilité de leurs outils de transport, en offrant une meilleure expérience à leurs passagers.
