Les grands événements, tels que les concerts, les festivals, les compétitions sportives et les conférences, peuvent générer des demandes massives de transport de personnes qui nécessitent une gestion efficace des ressources et une bonne communication avec les chauffeurs et les clients. Pour répondre à cette demande, les entreprises de transport de personnes doivent être en mesure de planifier et de coordonner leur flotte de véhicules et leurs chauffeurs de manière efficace. Ils doivent également être en mesure de communiquer de manière claire et rapide avec les chauffeurs pour leur indiquer les missions et les itinéraires, et avec les clients pour leur fournir des informations sur les horaires et les tarifs.
Disposer d’outils efficaces pour gérer les commandes massives de transport de personnes est crucial pour assurer la réussite des grands événements et pour garantir la satisfaction des clients. Des logiciels de gestion de flotte de transport de personnes peuvent aider les entreprises à planifier et à coordonner leur flotte de manière efficace, en prenant en compte les différents facteurs qui entrent en jeu lors de ces événements, tels que les horaires, les itinéraires et les tarifs. Ils peuvent également aider à communiquer de manière claire et rapide avec les chauffeurs et les clients pour assurer le bon déroulement des missions. En utilisant ces outils, les entreprises de transport de personnes peuvent gérer de manière efficace les demandes de transport lors de grands événements et assurer la satisfaction de leurs clients.
Les événements majeurs en 2023 en France
Voici les principaux événements qui peuvent potentiellement avoir un impact élevé sur votre entreprise en 2023 :
Le Festival de Cannes : Il aura lieu du 16 au 27 mai 2023. Plus de 80.000 visiteurs sont attendus à Cannes, et plus de 4 500 journalistes ! C’est l’événement le plus médiatique au monde après les JO. Les sociétés de luxe y sont toujours particulièrement sollicités.
Salon du Bourget : Le Salon international de l’aéronautique et de l’espace de Paris-Le Bourget est une des plus importantes manifestations internationales de présentation de matériels aéronautiques et spatiaux. Il aura lieu du 16 juin au 25 juin 2023. Ce sont près de 50 pays qui se retrouvent au Salon du Bourget pour exposer leurs découvertes et nouveautés aux 300 000 visiteurs. Un grand nombre de trajets entre le Bourget et la capitale sont donc à prévoir.
La Coupe du monde de Rugby 2023 : Se déroulera sur 10 dates du vendredi 8 septembre au samedi 28 octobre 2023 devant plus de 450 000 spectateurs et sous les yeux du monde entier, ils seront 600 joueurs issus des 5 grands continents. La compétition comptera 10 villes hôtes (Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Nantes, Nice, Paris, Saint-Denis, Saint-Etienne et Toulouse) avec à chaque fois de grands afflux de supporters et des modifications de routes (zones piétonnes, barrages etc.) à prévoir.
Fashion Week : Elle attire de nombreux professionnels et célébrités de la mode, ainsi que des milliers de visiteurs et de journalistes, ce qui entraîne une demande importante pour les services de transport de luxe. La Fashion Week aura lieu à Paris du 17 au 22 janvier 2023 (Hommes), du 23 au 26 janvier 2023 (Haute Couture) et du 27 février au 7 mars 2023 (Femmes).
Pourquoi est-il important de se préparer aux grands événements ?
Ces évènement attireront un grand nombre de visiteur et cela génèrera une forte demande de services de transport. En tant que société de transport, il est essentiel de se préparer à l’avance sur les évènements à venir. Elle permet d’éviter le stress, le manque d’organisation et les imprévus le jour J.
En anticipant les besoins et en planifiant soigneusement la logistique vous pouvez assurer un déroulement fluide et efficace. Cela permet également de fournir un service de qualité aux clients et développer une réputation positive.
En revanche si vous vous y prenez à la dernière minute, vous pouvez perdre des opportunités commerciales par manque de véhicule et de chauffeur pour répondre à la forte demande, ou encore créer des retards qui peuvent contrarier les clients et nuire à la réputation.
Checklist pour les sociétés de transport de personnes
Faites des recherches sur l’événement : Il est important de se renseigner sur le lieu, les dates, la fréquentation attendue, le type d’événement, etc. Cela vous permettra de mieux comprendre les besoins de vos clients et la manière dont votre société de chauffeurs peut les servir (transport vers et depuis l’événement, services de transfert, location à l’heure, etc).
Connaître les aéroports, les gares, les parkings, les hôtels et les routes qui seront les plus utilisés pendant l’événement vous aidera également à planifier les itinéraires les plus efficaces pour vos chauffeurs et à éviter les retards.
Les plus grands événements engendrent également fréquemment des modifications des axes routiers (barages, fermetures, zones piétonnes…) pour lesquels il est important de se renseigner en avance afin d’éviter les mauvaises surprises.
Mettez à jour votre flotte : Il faut s’assurer que les véhicules de votre flotte soitent en bon état et répondent aux exigences requises (permis et assurance, entretien à jour, propreté et bonne présentation, etc.) car rien n’est plus désagréable que d’avoir un véhicule au garage la veille d’un grand événement. Si vous estimez que votre flotte est insuffisante pour répondre à la demande, n’hésitez pas à établir des partenariats avec d’autres sociétés de transport qui partagent vos valeurs et correspondent bien aux besoins de vos clients afin de pouvoir compter sur elles en cas de demande excessive.
Formez votre personnel : Assurez vous que votre personnel soient bien informé sur les événements et les services que votre entreprise offrira. Si vous pensez qu’une formation supplémentaire est nécessaire (service clientèle, protocole de l’événement, navigation, etc.), n’hésitez pas à organiser une session de formation en amont de l’événement, vous n’aurez vraisemblement plus le temps pendant celui-ci.
Planifiez votre logistique : Il est important de prévoir les meilleurs itinéraires et horaires pour le transport de vos clients vers et depuis l’événement. Cela permettra de garantir l’efficacité et de minimiser les retards. La coordination de vos activités avec votre personnel et vos partenaires contribuera également à assurer le bon déroulement des opérations. Achetez à l’avance les consommables que vous pourriez proposer à vos clients, car les fournisseurs sont généralement saturés à l’approche des plus grands événements.
Faites la promotion de vos services : Pour promouvoir vos services auprès des clients potentiels avant les événements, vous pouvez utiliser différents canaux de communication tels que votre site web, les réseaux sociaux, les campagnes d’emailing, etc.
Restez organisé : Pour rester organisé, il est important de garder la trace de toutes les réservations et demandes de transport de manière centralisée et en temps réel. Si vous avez l’habitude de gérer votre flotte à l’aide de feuilles Excel, il est peut-être temps de faire évoluer votre système vers un véritable logiciel de gestion de flotte à part entière comme WAY-Plan. N’oubliez pas de communiquer clairement et rapidement avec vos clients et votre personnel.
Soyez prêt à faire face à des problèmes inattendus : Il est important d’avoir des plans d’urgence en place pour les problèmes inattendus qui peuvent survenir pendant l’événement, comme les retards de circulation, les fermetures de routes inattendues ou les pannes de véhicules. Avoir un plan B pour tout et un système en place pour gérer et résoudre ces problèmes est essentiel pour maintenir un haut niveau de service et éviter de décevoir les clients.
Conclusion
Les grands événements de 2023 peuvent représenter d’excellentes opportunités pour les entreprises de transport de développer leur activité. Cependant, il est important de se préparer à l’avance pour profiter pleinement de cette opportunité et éviter les imprévus le jour de l’événement.
Il est essentiel de disposer d’un outil de planification pour maximiser votre présence sur le marché.
WAY-Plan est un outil de gestion de flotte qui peut vous aider à vous préparer efficacement aux événements. Grâce à une interface centralisée, vous pouvez facilement gérer les réservations et les demandes de transport de vos clients. Il vous aide également à rester organisé et à éviter les erreurs de communication.
En outre, en utilisant WAY-Plan, vous pouvez être prêt à réagir rapidement à des problèmes inattendus. Par exemple, si vous avez un véhicule qui tombe en panne ou un chauffeur qui ne peut pas travailler, vous pouvez facilement trouver un remplaçant grâce à votre système de gestion de flotte. Cela vous permet de maintenir votre niveau de service et d’éviter les retards qui pourraient décevoir vos clients.
La fonctionnalité WAY-Corp peut aider les entreprises de transport à se préparer aux événements grâce à cet outil, vous pouvez facilement trouver des partenaires de confiance pour répondre aux besoins de vos clients lors d’événements majeurs, coordonner efficacement vos activités et suivre l’avancement de vos missions en temps réel.
De plus, en utilisant WAY-Corp, vous pouvez adapter votre stratégie en fonction de vos besoins et offrir un service de qualité à vos clients. Combiné à WAY-Plan, qui vous permet de gérer votre flotte de manière centralisée et de réagir rapidement aux problèmes inattendus, WAY-Corp peut vous aider à maximiser votre présence sur le marché et à profiter pleinement de l’opportunité que représentent les événements.
