Les données de votre entreprise de VTC

Sécurité : Stockage des données personnelles. Cela parait évident … et pourtant, trop peu de professionnels du transport de personnes en ont conscience : c’est important de mettre en place des processus précis quant aux données personnelles de vos clients et passagers transportés.

En tant que professionnels du transport de personnes, vous stockez les données :

• de votre entreprise de VTC* : planning, ventes, chauffeurs, véhicules, …
• de vos clients
• des passagers que vous transportez

Laisseriez-vous votre fichier clients disponible à tous ? Bien sûr que NON !

Alors, assurez-vous de :

• Sécuriser le stockage des données commerciales de votre entreprise : base des clients, factures émises, listes des réservations de transports confirmés et des devis en attente de confirmation,…
• Créez une sauvegarde régulière : stockez sur un disque dur externe par exemple, même si les données sont en ligne.
• Mettre sur pieds une procédure de secours pour continuer votre activité de transports VTC, à joindre vos clients, en cas de défaillance technique de votre support d’exploitation.

Le stockage des données personnelles de vos clients

A l’heure du RGPD*, le stockage des données personnelles de vos clients est un élément important. Et en réalité, pour mener à bien votre activité de VTC, vous détenez beaucoup des informations personnelles des passagers que vous transportez, surtout lorsque vous souhaitez apporter un service supplémentaire au passager en voiture et non seulement l’emmener d’un point A à un point B  :

• coordonnées téléphoniques,
• e-mail,
• adresse personnelle,
• parfois des détails personnels que le chauffeur doit connaître pour leur apporter un service supplémentaire lors des transports,
• déplacements personnels,
• déplacements professionnels.

Oui, les déplacements des personnes font partie des données personnelles !

Intercepter une information à propos d’un transport VTC effectué pour une personne peut nuire aux intérêts de la personne.
Dans le cadre d’un VTC commandé pour un transport à titre professionnel, c’est pour le client donneur d’ordres ou l’employeur du passager transporté que cela peut être préjudiciable.

Vous utilisez un logiciel de gestion pour votre activité VTC

Lorsque vous avez décidé de vous équiper d’un logiciel de gestion VTC, vous avez signé un contrat avec l’éditeur du logiciel. Les conditions de stockage des données de vos clients sont notées dans les conditions générales de vente et d’utilisation du logiciel VTC.

Bon à savoir : Lors des appels d’offres pour des prestations de transport VTC, de plus en plus d’entreprises demandent des garanties quant au respect du RGPD. L’éditeur de votre logiciel de gestion VTC peut vous accompagner et répondre à vos questions sur le sujet.

Si utiliser des logiciels gratuits

Si utiliser des logiciels gratuits est tentant pour un entrepreneur VTC qui débute, il doit se poser la question de sa responsabilité.

Lorsque vos clients vous confient leurs données personnelles, votre entreprise VTC se porte garante de leur protection comme de leur non-divulgation à des tiers.

Quand c’est gratuit, le produit c’est vous !

Cette phrase, désormais bien connue, illustre le phénomène des applications « gratuites » ayant émergé depuis plus d’une décennie. Ces applications sont pratiques, ludiques et gratuites au sens premier du terme : vous n’avez pas à débourser 1€ pour vous en servir.

Si vous utilisez des logiciels gratuits (Google Agenda, Gmail, Exchange, …), assurez-vous d’où sont stockées vos données ? qui a accès aux données ? qu’est-il écrit dans les CGU à ce sujet ?

En bref, pour votre sécurité et celle de vos clients,

Préservez-vous et choisissez un mode de stockage de vos données sûr et respectueux du RGPD.

Pour une entreprise de VTC, protéger ses données au maximum c’est aussi franchir une marche vers une démarche durable et responsable. C’est aussi un argument commercial qui montre votre volonté de mettre en place des procédures stables pour protéger vos clients.

Si vous avez utilisez un logiciel de gestion pour VTC et transports de personnes, demandez à l’éditeur du logiciel une copie de sa politique RGPD.

Concernant les utilisateurs du logiciel WAY-Plan, voici le document à télécharger : Respect du RGPD chez WAYNIUM. Vous pouvez aussi contacter votre consultant pour toute information complémentaire.

Lorsqu’on parle sécurité : Stockage des données personnelles doit être l’une de vos priorité.

* VTC : Voiture de tourisme avec chauffeur

* RGPD : Règlement général sur la protection des données