La sécurité : 3 process fondamentaux
3 process fondamentaux lié à la sécurité des données personnelles. Cela parait évident … et pourtant, trop peu de professionnels du transport de personnes en ont conscience : c’est important de mettre en place des processus précis quant aux données personnelles de vos clients et passagers transportés.
Les données de votre entreprise de VTC
En tant que professionnels du transport de personnes, il y a une denrée au moins aussi précieuse que votre véhicule : vos données !
Par donnée, on parlera ici des informations de :
- votre entreprise : fiches clients, planning, ventes, chauffeurs, véhicules,…
- vos clients
- les passagers que vous transportez
Le stockage des données personnelles de vos clients
En réalité, pour mener à bien votre activité, vous détenez beaucoup d’informations personnelles des passagers que vous transportez, surtout lorsque vous souhaitez apporter un service personnalisé au passager en voiture et non seulement l’emmener d’un point A à un point B :
- coordonnées téléphoniques,
- e-mail,
- adresse personnelle,
- parfois des détails personnels que le chauffeur doit connaître pour leur apporter un service particulier lors des transports,
- déplacements personnels,
- déplacements professionnels.
Oui, les déplacements des personnes font partie des données personnelles !
Intercepter une information à propos d’un transport VTC effectué pour une personne peut nuire aux intérêts de la personne.
Dans le cadre d’un VTC commandé pour un transport à titre professionnel, c’est pour le client donneur d’ordres ou l’employeur du passager transporté que cela peut être préjudiciable.
Vous utilisez un logiciel de gestion pour votre activité
Lorsque vous avez décidé de vous équiper d’un logiciel de gestion, vous avez signé un contrat avec l’éditeur du logiciel. Les conditions de stockage des données de vos clients sont notées dans les conditions générales de vente et d’utilisation du logiciel.
Sur WAY-Plan, comment est assurée la sécurité du stockage de vos données ?
La sécurisation des données en 3 points sur WAY-Plan :
- Protocole SSL pour garantir la confidentialité, l’authentification et l’intégrité des données. En clair, le même protocole est utilisé lorsque vous passez une commande avec paiement en ligne
- Cryptage des mots de passe et possibilité de désactiver des accès collaborateurs
- Sauvegarde toutes les heures sur un serveur distant
En complément, vous pouvez à tout moment exporter toutes vos bases de données en format Excel pour les sauvegarder sur des supports externes au logiciel.
En tant qu’éditeur de logiciel pour le transport de personnes, nous savons quel impact peut avoir une rupture de connexion à votre logiciel de gestion. C’est pourquoi, nous avons mis sur pieds une double procédure de secours pour continuer votre activité de transports, à joindre vos clients, en cas de défaillance technique d’un serveur ou autre.
- Envoi de votre planning du jour par email automatique toutes les 4 heures
- Synchronisation des bases de données sur un serveur distant vous permettant de continuer à travailler en cas de panne sur le serveur principal
Si vous utilisez des logiciels gratuits
Si utiliser des logiciels gratuits est tentant pour un entrepreneur VTC qui débute, il doit se poser la question de sa responsabilité.
Lorsque vos clients vous confient leurs données personnelles, votre entreprise VTC se porte garante de leur protection comme de leur non-divulgation à des tiers.
Quand c’est gratuit, le produit c’est vous !
Cette phrase, désormais bien connue, illustre le phénomène des applications « gratuites » ayant émergé depuis plus d’une décennie. Ces applications sont pratiques, ludiques et vous n’avez pas à débourser 1€ pour vous en servir.
Si vous utilisez des logiciels gratuits (Google Agenda, Gmail, Exchange, …), assurez-vous d’où sont stockées vos données : qui y a accès ? qu’est-il écrit dans les CGU à ce sujet ? Qu’en est-il des sauvegardes ?
En résumé : les 3 process de sécurité incontournables pour votre entreprise
Assurez-vous de :
- Sécuriser le stockage des données commerciales de votre entreprise : base des clients, factures émises, listes des réservations de transports confirmés et des devis en attente de confirmation,… Assurez-vous que ces données soient stockées sur un support sûr, avec un mot de passe crypté, renouvelé régulièrement.
- Créez une sauvegarde régulière : stockez sur un disque dur externe par exemple, même si les données sont en ligne.
- Assurez-vous d’avoir une procédure de secours pour continuer votre activité de transports, à joindre vos clients, en cas de défaillance technique de votre support d’exploitation.
Préservez-vous et choisissez un mode de stockage de vos données sûr et respectueux du RGPD**.
Pour une entreprise de VTC, protéger ses données au maximum c’est aussi franchir une marche vers une démarche durable et responsable. C’est aussi un argument commercial qui montre votre volonté de mettre en place des procédures stables pour protéger vos clients.
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* VTC : Voiture de tourisme avec chauffeur
** RGPD : Règlement général sur la protection des données. Concernant les utilisateurs du logiciel WAY-Plan, voici le document à télécharger : Respect du RGPD chez WAYNIUM. Vous pouvez aussi contacter votre consultant au +33 6 52 61 75 02 pour toute information complémentaire.
