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3 signes typiques qui indiquent que votre entreprise doit passer d’Excel à un logiciel de transport

La gestion des opérations de transport peut s’avérer complexe et chronophage, nécessitant une attention constante aux détails pour garantir une efficacité optimale. Cependant, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser des feuilles de calcul Excel pour gérer leurs opérations de transport, malgré les limites évidentes de cette méthode. Nous allons voir pourquoi Excel n’est pas adapté à la gestion des transports et comment un logiciel de transport efficace peut aider les entreprises à gagner du temps, à réduire les erreurs et à améliorer la visibilité de leurs opérations de transport.

Excel n’est pas conçu pour la gestion des transports

Excel est un tableur conçu pour aider les utilisateurs à effectuer des calculs et à créer des tableaux. Bien qu’il puisse être utile pour certaines tâches de gestion, il n’est pas conçu pour la gestion des transports. La gestion des transports nécessite une approche plus globale, prenant en compte plusieurs facteurs tels que les itinéraires, les horaires, les capacités de chargement, les délais de livraison, etc. Excel peut rapidement devenir complexe et difficile à utiliser.

Excel peut rapidement devenir complexe et difficile à utiliser pour les opérations de transport en raison de la quantité d’informations nécessaires à la gestion efficace d’une flotte. Les feuilles de calcul sont également sujettes aux erreurs humaines et aux données manquantes, ce qui peut entraîner des retards dans les opérations et des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

Excel offre une visibilité limitée des opérations de transport. Les feuilles de calcul Excel n’offrent pas de vue d’ensemble des activités de transport, ce qui peut rendre difficile la détection de problèmes potentiels tels que les retards, les annulations et les erreurs de facturation. Cette visibilité limitée peut également limiter la capacité de l’entreprise à prendre des décisions éclairées en matière de gestion des transports.

Excel peut être utile pour certaines tâches de gestion du transport, mais ses limites en termes d’erreur humaine, d’automatisation et de visibilité peuvent rendre difficile la gestion efficace des opérations de transport. Les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité et à réduire leurs coûts devraient envisager de passer à un logiciel de gestion des transports pour surmonter ces limites.

3 signes indiquant qu’il est clairement temps pour votre entreprise de passer à un logiciel de gestion des transports

Signe n° 1 : Vous êtes confronté à des opérations de transport de plus en plus complexes et vous avez du mal à les gérer.

Lorsque votre entreprise commence à se développer, les opérations de transport peuvent devenir de plus en plus complexes et difficiles à gérer. Les tâches manuelles et les feuilles de calcul Excel peuvent ne plus suffire pour suivre toutes les étapes de vos opérations de transport. En outre, l’ajout de personnel et l’expansion de votre flotte de véhicules peuvent rendre les opérations encore plus compliquées.

Par exemple, vous pouvez avoir différents conducteurs et équipes travaillant sur différents types de véhicules pour différentes missions, ce qui peut accroître la complexité. En outre, des exigences réglementaires plus strictes peuvent également compliquer les opérations de transport, en exigeant des données plus précises et une documentation plus détaillée.

Un bon logiciel de gestion des transports peut aider votre entreprise à gérer plus efficacement ces tâches complexes. Il peut contribuer à rationaliser les processus et à réduire les erreurs tout en améliorant l’efficacité de votre entreprise
Il peut stocker toutes les informations relatives aux conducteurs, aux équipes et aux véhicules, ce qui facilite la gestion des ressources. L’utilisation d’un logiciel de gestion des transports peut également aider à répondre aux exigences réglementaires en fournissant des informations plus précises et en simplifiant les rapports.

Signe n° 2 : Votre équipe effectue de nombreuses tâches manuelles répétitives

La gestion des transports nécessite souvent un certain nombre d’opérations répétitives, telles que la répartition manuelle des chauffeurs ou des véhicules, la facturation et l’établissement de rapports manuels. Ces tâches peuvent être fastidieuses et sujettes à des erreurs, car elles sont souvent répétées plusieurs fois par jour, et les exécuter rapidement peut entraîner des erreurs coûteuses. Les erreurs peuvent être des erreurs de copier-coller, des erreurs de ligne ou de colonne dans Excel, des erreurs de client, l’écrasement de données ou des oublis, qui peuvent avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise.

Les logiciels de planification du transport peuvent automatiser ces tâches, en utilisant des algorithmes pour optimiser les itinéraires et la répartition, et en synchronisant les données en temps réel pour réduire les erreurs de facturation et de reporting. Il permet également aux employés de se consacrer à d’autres tâches, telles que l’amélioration de la satisfaction des clients ou la recherche de nouvelles opportunités commerciales.
Par exemple, le logiciel de transport de WAY-Plan peut automatiser la répartition et la planification des itinéraires, générer des factures précises et complètes et fournir des rapports en temps réel sur les performances des conducteurs et des véhicules. L’entreprise peut ainsi gagner du temps et de l’argent tout en améliorant la précision et l’efficacité globale de ses opérations de transport.

Signe n° 3 : Vous avez l’impression de manquer de visibilité et de traçabilité sur ce qui se passe dans votre entreprise et vos opérations

Excel peut limiter la visibilité des indicateurs clés de performance (KPI) en raison du manque de connectivité et de la difficulté à rassembler toutes les données pertinentes en un seul endroit. En conséquence, les gestionnaires et les répartiteurs peuvent manquer de visibilité sur les opérations et éprouver des difficultés à identifier rapidement les problèmes qui se posent.


Un logiciel de planification des transports peut fournir une vue d’ensemble en temps réel des opérations de l’entreprise. Les données sont collectées en continu à partir de diverses sources telles que les appareils mobiles, les véhicules et les systèmes de communication. Ces données sont ensuite traitées et transformées en informations exploitables pour les gestionnaires et les répartiteurs.


Par exemple, un logiciel de transport peut fournir des rapports détaillés sur l’utilisation de la flotte, les temps de conduite, la ponctualité et d’autres indicateurs clés de performance. Ces rapports peuvent aider les responsables à identifier rapidement les problèmes de performance des conducteurs et les tendances à long terme. En outre, les logiciels de transport privé peuvent fournir une traçabilité complète des opérations, depuis les demandes de transport initiales jusqu’à la facturation finale, offrant ainsi une transparence totale aux clients et une meilleure gestion des litiges.

Conclusion

Si votre entreprise est confrontée à des opérations de transport de plus en plus complexes, à des tâches manuelles répétitives et à un manque de visibilité sur vos opérations, il est peut-être temps d’envisager une solution logicielle plus robuste pour gérer vos transports. En investissant dans un logiciel de gestion des transports, vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la visibilité de vos opérations. En évaluant vos besoins et en choisissant la solution logicielle adaptée à votre entreprise, vous pouvez mettre en place une plateforme de gestion des transports efficace et évolutive qui vous permettra de relever les défis à venir.

N’attendez pas que ces signes deviennent des problèmes majeurs, prenez des mesures dès maintenant pour assurer la durabilité et la croissance de votre entreprise.

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